Egy konferenciára való jelentkezés során gyakran van bennünk egy kétely annak tekintetében, hogy megéri-e órákat vagy akár napokat is áldozni rá.
Nem is beszélve az anyagi vonzatáról, amely igencsak bosszantó lehet, ha elégedetlenül távozunk. Ahhoz, hogy egy konferencia sikeres legyen, sokféle összetevőnek kell jól működnie. Mik az ideális helyszín jellemzői? Mutatjuk!
Mire szolgál egy konferencia központ?
A konferencia központok olyan helyszínek, amelyek számos különböző rendezvénynek, konferenciának, bemutatónak adnak otthont. A nagyvállalatoknál gyakori, hogy ilyen helyszínen tartanak különféle vezetőfejlesztő tréningeket vagy akár csapatépítő rendezvényeket is.
Továbbá ünnepélyes vagy egészen különleges alkalmakra is bérelnek ilyen komplexumokat. Ez egy szép gesztus a munkáltató vagy szervező részéről, amelytől a résztvevők úgy érzik, különleges bánásmódban részesítik őket egy magasztos, szép épületben lévő rendezvénnyel.
A konferencia központok sajátossága, hogy kizárólag rendezvények szervezésére specializálódtak. Pontosan fel tudják mérni az ügyfelek igényeit technikai, catering és egyéb fronton, hogy a lehető legjobb rendezvényt biztosítsák számukra. Míg egy vendégház vagy művelődési központ kevésbé van felkészülve a különlegesebb technikai igényekre, vagy nincs elegendő catering opció, a konferencia központok kapcsolataik és partnereik révén bármilyen kihívásra találnak megoldást.
Mi az ideális konferencia központok 3 meghatározó jellemzője?
Nagyon fontos, hogy egy ügyfél amikor konferencia központokat keres egy leendő rendezvényéhez, először nagy valószínűséggel az interneten keresi fel a potenciális jelölteket. Az eseményeket megtartani kívánó ügyfelek sokféle szempont alapján választhatnak, azonban jellemzően nem feltétlenül a praktikus okok győzik meg őket, hanem az összhatás.
- Az első és legfontosabb szempont tehát az igényes megjelenés és a megfelelő internetes honlap, friss és élethű fotókkal. Nagyon fontos az is, hogy az elérhetőségek helyesek legyenek, hogy az ügyfelek könnyedén el tudják érni a kapcsolattartókat. Átverni sem érdemes a potenciális bérlőket, hiszen a helyszín látogatásakor úgyis fény derül az esetleges hibákra. Arról nem is beszélve, hogy a rendezvény helyszínének dizájnja, stílusa és tisztasága milyen hatalmas százalékban döntő szempont, ezért ezekre tanácsos külön figyelmet fordítani.
- A másik elengedhetetlen tulajdonság, amellyel egy jó konferencia központnak rendelkeznie kell, az a kiváló technikai háttér és a jó minőségű eszközök. A rendezvényeken jellemzően akár száz feletti létszám is jelen lehet, amely esetben mindenképpen gondoskodni kell a megfelelő hangtechnikáról és a kijelzők működéséről is. Így a leghátsó sorokban ülők sem érzik magukat kirekesztve, hiszen tökéletesen látnak és hallanak majd mindent. Szerencsés, ha a központnak vannak olyan technikai szakemberei, akikhez fordulhatnak a szervezők a rendezvény teljes időtartama alatt, amely biztonságérzetet ad a bérlők számára.
- A harmadik fontos szempont a szervezőkkel, kapcsolattartókkal és a személyzettel való gördülékeny kommunikáció. Ha az ügyfél úgy érzi, megtalálta álmai helyszínét, de nehézkes a kommunikáció, például nem válaszolnak az e-mailekre és telefonos megkeresésekre, illetve csúsznak a megbeszélt határidővel, az semmiképp sem bíztató. Ilyen esetben az ügyfél hajlandó kompromisszumot kötni egy neki kevésbé tetsző hely kapcsán, hiszen azt szűrheti le, hogy a rendezvény sem fog simán menni, ha már a szervezés is nehézkes. Éppen ezért érdemes törekedni a gyors és alapos kommunikációra és a jó kapcsolat kiépítésére, hogy visszatérő ügyfélként köszönthessék őket.
Hogyan célszerű kiválasztani a konferencia központot?
A döntés egyik legfontosabb szempontja a megközelítés és a távolság a munkahelytől vagy irodától, ahonnan a résztvevők érkeznek majd. Szerencsés, ha a helyszín tömegközlekedéssel jól megközelíthető, ám amennyiben ez nem kivitelezhető, érdemes gondoskodni akár autóbuszok bérléséről, hogy a résztvevőket könnyedén odaszállíthassák. Ha pedig mindenki személyautóval közelíti meg a helyszínt, a parkolásról is célszerű előzetesen információt gyűjteni.
A megjelenés mellett a kényelem is kritikus tényezője minden rendezvényhelyszínnek. Mivel a résztvevők órákon át egy helyben ülnek majd az előadókat hallgatva, rendkívül sokat segít, ha a szervezők gondoskodnak a kényelmes ülésekről. Ide tartozik szorosan a catering szolgáltatás is, ezért fontos, hogy mindig legyen elérhető friss víz, üdítő, kávé és legalább valamilyen rágcsálnivaló. Egész napos rendezvény esetén érdemes gondoskodni legalább egy főétkezés biztosításáról is.
Mi a sikeres konferenciák titka?
Egy konferencia akkor könyvelhető el sikernek, ha az előadó személye végig képes fenntartani a figyelmet, kommunikál a hallgatósággal és alkalmazkodik az igényeikhez. Időnként pedig beiktat szüneteket, amelyek alkalmat adnak a résztvevőknek, hogy felfrissüljenek és egymással kapcsolatba kerülhessenek.
Fontos, hogy a rendezvény helyszínéül szolgáló központ is minden tőle telhetőt megtegyen, hogy ne legyenek technikai fennakadások, emellett segítőkészen, kedvesen álljanak a résztvevőkhöz és a szervezőkhöz. Ezeket a szempontokat figyelembe véve szinte garantált, hogy elégedetten, mosollyal az arcukon és hasznos megszerzett tudással távoznak majd a résztvevők!
