Mitől jó egy konferencia? Ha a résztvevők nem vesznek észre semmit a szervezésből.
Azaz, ha zökkenőmentesek és élvezetesek az előadások, van elég ülőhely, megfelelő a teremben a fény, a hőmérséklet, van idő ebédelni, van több és kielégítő kávészünet, megfelelő a távolság a mosdótól, a ruhatártól, a parkolótól, lehet networkölni, még sincs tömeg… leírni könnyű, ám mindezek megvalósítása komoly felkészülést igényel és sok stresszel és kihívással járhat. Mi a sikeres konferenciaszervezés titka? Hogyan lehetünk stresszmentes is sikeresek? – erre adunk most bevált tippeket.
1. Készítsünk ütemtervet és forgatókönyvet
A konferenciaszervezés egyik legfontosabb lépése az ütemterv elkészítése. Ez segít abban, hogy időben elvégezzük a szükséges teendőket, és elkerüljük a késéseket és a felesleges stresszt. Az ütemtervben szerepeljen minden határidő és feladat, illetve minden fontos kontakt. A forgatókönyv a konferencia gördülékeny lebonyolításában segít – nem csak a szervezőknek, hanem a vendéglátást és cateringet biztosító partnereknek is. Ebből fogják tudni, hogy mikorra várhatók a vendégek, mikor kell a kávészünetre ki és onnan elpakolni, mikorra kell kirakniuk az ebédet stb. A rendezvény reggelén a csapattal is nézzük át a forgatókönyvet, hogy mindenki tudja, hol a helye és mi a feladata.
2. Válasszunk helyszínt és technikai hátteret
A helyszín kiválasztásánál érdemes személyesen is megnézni a termet, és ellenőrizni a technikai feltételeket. A technikai háttér elengedhetetlen a konferencia során, hiszen ez biztosítja a hangosítást, a vetítést, az internetkapcsolatot, és a szükséges eszközöket. A technikai problémák nagyon kellemetlenek lehetnek, és ronthatják a konferencia minőségét és hitelességét. Ezért fontos, hogy legyen egy megbízható technikus, aki felügyeli ezt a területet, és gyorsan orvosolja a felmerülő hibákat. A helyszín és a technikai háttér ellenőrzése során beszéljünk meg minden részletet a helyszín tulajdonosával és a technikussal, és készítsünk B-tervet, ha valami nem működne.
3. Legyünk jóban a rendezvénymenedzserrel
A helyszín általában minden rendezvényhez biztosít egy rendezvénymenedzsert, aki kézben tartja a cateringet és a tisztában van a terem adottságaival és a technikai háttérrel. Legyen elmentve a telefonszáma, őt fogjuk a legtöbbször hívni. Számára már a rendezvény napja előtt küldjük át a friss forgatókönyvet, hogy a kollégáit időben briefelni tudja.
4. Folyamatosan briefeljük az előadókat
Az előadókkal a megállapodástól kezdve tartsuk a kapcsolatot, és folyamatosan ellenőrizzük, hogy felkészültek, tisztában vannak a részletekkel és elérhetők. Még így is előfordulhat, hogy az előadó késve érkezik, nem készít előadást vagy lebetegszik. Mindig legyen B-tervünk arra az esetre, ha valamelyik előadó kiesne. Ragaszkodjunk hozzá, hogy az előadásukat a konferencia előtt küldjék meg, mert általában azokkal a prezentációkkal van mindig valami gond, amit nem kaptak meg időben a szervezők. A ppt-ket érdemes végigkattintani a technikussal, hogy biztosak legyünk benne, minden beágyazott videó elindul.
5. A vendégeket is informáljuk
A résztvevőknek küldjük ki regisztrációkor a részletes programot, egy térképet, amelyen megmutatjuk, hogy hol található a konferencia helyszíne és a parkoló, és tájékoztassuk őket a konferencia biztonsági szabályairól. A rendezvény előtti nap érdemes emlékeztető e-mailt is kiküldeni.
6. A csapatot is tartsuk egyben
Ellenőrizzük, hogy a csapatunk összehangolt, felkészült és minden információ a birtokában van. Tartsunk rendszeresen megbeszéléseket, ahol egyeztetjük az aktuális feladatokat, a felelősségi köröket, és az esetleges problémákat.
És a bónusz tipp:
Többször is ellenőrizd, hogy a konferencia résztvevői elégedettek, tudják-e követni a programot, mi a benyomásuk. Beszélgess velük, és fülelj picit, ülj be 1-1 előadásra. Ugyanígy kérj értékelést az előadóktól is, hogy a hiányosságokat legközelebbre ki lehessen küszöbölni.
Kép forrása: 123rf.com
